Des archivistes et documentalistes des départements ministériels du Togo sont en formation, depuis ce lundi, et ce, jusqu’à vendredi, à Lomé. Cette rencontre vise à donner aux participants, l’occasion de maîtriser les règles fondamentales de gestion des documents administratifs. Elle est organisée par le ministère de la Communication, de la Culture, des Sports et de la Formation civique, en partenariat avec le Conseil International des Archives (ICA).
Le patrimoine documentaire déposé dans les bibliothèques et centres d’archives revêt un intérêt capital car, non seulement, il est le reflet de la diversité des langues, des peuples et des cultures mais, il constitue également, un pan essentiel de la mémoire collective. Ce patrimoine est un outil de développement d’une nation et doit être préservé et conservé pour les générations futures. C’est l’objet de ce séminaire-atelier qui se tient, du 20 au 24 mars, à l’intention d’une trentaine d’archivistes et documentalistes, issus des services centraux des ministères et institutions de la République. Il découle de l’une des recommandations de l’atelier sur l’importance des fonds d’archives, tenu en 2006, à Lomé et à Sokodé.
Pendant cinq jours, les participants vont se pencher sur quatre modules, notamment la fonction, le rôle et l’importance d’un professionnel de l’information documentaire, la revue du système de conservation des archives dans une administration, la gestion des archives définitives et la manipulation des archives avec les nouvelles Technologies de l’Information et de la Communication (TIC). Cette session doit permettre, à terme, une mise à niveau des agents intervenant dans le domaine de la gestion des archives, ainsi que l’harmonisation des procédures et normes dans les administrations publiques. Egalement, elle doit permettre aux participants d’être éclairés sur l’évolution des métiers et des technologies dont une veille méthodique est indispensable et obligatoire et contribuer au renforcement des capacités des services, par la mise à jour des connaissances en matière de gestion des documents. En ouvrant les travaux, M. Fanck Missite, directeur du cabinet de ministère de la Communication, de la Culture, des Sports et de la Formation civique, a rappelé les difficultés liées à la sauvegarde et à l’archivage des données et des documents que rencontrent la plupart des services d’archives des différents départements, avant de relever le l’importance que jouent les informations documentaires. Pour lui, lorsqu’elles sont bien gérées et de manière efficace, elles participent à l’atteinte des objectifs de performance que l’administration s’est fixée. « Garantir et améliorer l’accès des citoyens à l’information et à une documentation fiables, suppose qu’en amont, celles-ci soient bien traitées, conservées et bien gérées. C’est dire donc, que les administrés et surtout les agents de l’Etat que nous sommes, devrons avoir un regard nouveau sur les archives et la documentation dont certains d’entre nous ont la charge, d’où l’importance des présentes assises qui visent à les outiller, en matière de gestion et de conservation du patrimoine archivistique et documentaire produit par l’administration», a-t-il souligné.
Le directeur de la Bibliothèque et des Archives nationales, M. Sabi Tchagaffo, a convié les participants à saisir cette occasion qui est un moment d’échanges et de partage de bonnes pratiques, pour améliorer les systèmes de conservation et de gestion des structures dont ils ont la charge.
Yves T. AWI
RSS