Dans le sens de redynamiser la direction des archives et du dépôt légal, le ministère de l’Administration territoriale, de la Décentralisation et du Développement des Territoires a initié un atelier de formation dédié aux cadres dudit ministère. Les travaux, qui se déroulent du 24 au 26 avril à Tsévié dans le Zio, visent à les outiller sur les bonnes pratiques, pour une meilleure gestion du sous-secteur des archives au Togo.
La session de renforcement de capacités sur la gestion des archives qui réunit, dans la commune Zio 1 à Tsévié, des cadres des administrations au niveau central ou local, s’inscrit dans la droite ligne des orientations de la phase 4 du Programme Décentralisation et Bonne Gouvernance (ProDeG IV). La Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusmmenarbeit (GIZ) est le partenaire dans de la mise en œuvre de ce programme au Togo, dans le cadre de la redynamisation de la direction des archives et du dépôt légal. L’agenda des travaux qui vont durer trois jours, comporte plusieurs modules pour amener les participants à maîtriser les notions d’une bonne gestion des archives, les méthodes et pratiques qui en découlent.
De façon générique, les archives sont définies comme étant « l’ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de leur activité ». En effet, on peut comprendre aisément, par exemple, la situation inconfortable dans laquelle toute personne peut se trouver, lorsqu’un de ses documents officiels tels que la pièce de naissance, la carte d’identité ou le bulletin de paie serait introuvable ou dans un état défectueux.
Selon le directeur de cabinet du ministère chargé de l’Administration territoriale et de la Décentralisation, M. Robert Bakaï, cette situation dans les milieux de travail donne l’image d’une insalubrité qui repousse le visiteur. Quant aux employés, elle constitue pour eux une perte de temps au moment de la recherche d’une information pour la prise d’une décision ou la conduite d’une action, de même qu’une source de maladies. « Conscient que la maîtrise de nouvelles règles de gestion des archives pourra améliorer la situation, la GIZ entend accompagner ce programme de formation, afin de remédier à ces manquements », a-t-il soutenu. Il a fait savoir qu’il s’agit de la première étape d’une série d’ateliers qui seront conduits dans les chefs-lieux de région au profit des préfets, des maires et de leurs secrétaires généraux.
Le représentant de la GIZ, M. Ba Nabine Sangbana, a relevé l’intérêt que représentent les archives pour un pays, avant de faire observer que « c’est par les archives que les gouvernements peuvent rendre compte et démontrer leur capacité à promouvoir la bonne gestion (des affaires publiques) ».
Dans le même contexte, le préfet de Zio, M. Kadévi Kodjo Etsè, a convenu que le processus d’archivage « vise à garantir l’accessibilité sur le long terme des documents que l’on souhaite conserver pour plusieurs raisons et par conséquent, qu’il est une étape primordiale et obligatoire pour l’administration publique et les entreprises privées ».
A souligner que le processus de redynamisation de la direction des archives et du dépôt légal induit la dématérialisation, la digitalisation des informations, la documentation et le renforcement des capacités des cadres et personnel du ministère de l’Administration territoriale. Il s’inscrit dans la feuille de route stratégique de l’action gouvernementale 2020-2025.
Martial Kokou KATAKA
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